سخنرانی و ارائه حرفه ایمقاله ها

استفاده از پاورپوینت در سخنرانی

چگونه با پاورپوینت سخنرانی جذابی داشته باشیم؟

استفاده از پاورپوینت در سخنرانی یکی از روش های پرکاربرد ارائه های امروزه است که کار ارائه را خیلی راحت کرده است البته در صورتی که استفاده اصولی از آن شود.

استفاده از پاورپوینت در سخنرانی

متاسفانه این فناوری نیز مثل بسیاری از فناوری های دیگر بدون آن که فرهنگ صحیح استفاده از آن آموخته شود به فراوانی، همه گیر شده است طوری که در ذهن خیلی ها سخنرانی با پاورپوینت تداعی می شود.

معضل پاورپوینت در سخنرانی و نظر ست گودین

ست گودین سخنران معروف و استاد برجسته در زمینه بازاریابی در سال ۲۰۰۱ کتابی الکترونیکی در ۱۰ صفحه و با عنوان پاورپوینت واقعاً بد نوشت.

کتاب ست گودین که در سایت آمازون به عنوان پرفروش ترین کتاب الکترونیکی سال لقب گرفت، به مشکلات ارائه های پاورپوینت در سخنرانی پرداخته است.

به گفته ست گودین تقریباً تمام پاورپوینت های موجود به اندازه تخم مرغ گندیده منزجر کننده هستند.

بیشتر افراد، پاورپوینت را بک جزء ضروری از یک ارائه می دانند و حتی دیده شده که بعضی جاها قالب های پاورپوینتی تهیه کرده اند و به افرادی که قصد ارائه برای آن جا را دارند مجبور به ارائه در آن قالب می کنند.

در مثالی طنز گفته شده که اگر سخنران ها بگویند که نیازی به پاورپوینت در سخنرانی ندارند. افراد آن قدر شگفت زده می شوند، مثل این که گفته شده بدون لباس  می خواهند سخنرانی کنند.

 در نتیجه کارهایی شبیه به این اصطلاحاتی مانند مرگ با پاورپوینت رواج پیدا کرده است، پاورپوینت هایی که نه درست طراحی شده اند و نه درست در زمان اجرا از آن ها استفاده می شود و باعث قطع ارتباط با مخاطبین و دور شدن از هدف می شود.

حالا  برای پاورپوینت در سخنرانی چه کار باید کرد؟

فردی تعریف می کرد که با مهندس بسیار معروفی همکار بودم و برای تحویل نقشه ی کاری که باید تحویلم می داد به دفترش مراجعه کردم.

وقتی وارد شدم متحیر ابزارهای تکنولوژی که در دفترش بود شدم و منتظر بودم که طرح را از روی صفحه نمایش بسیار بزرگی که دردفترش بود نمایش دهد. اما در کمال تعجب بک برگه بسیار بزرگ را روی دیوار چسباند و به من گفت که این طرح مورد نظر هست و در چند روز آینده هم نسخه الکترونیکی  آن را آماده می کنم و برای شما ارسال می کنم…

عموم افراد برخلاف این مهندس ابتدا با باز کردن نرم افزار پاورپوینت شروع به آماده کردن ارائه خود می کنند و به همین خاطر ارائه ی آن ها ضعیف بوده و نظر مخاطبین را جلب نمی کنند.

کاری که باید انجام داد این است که روی کاغذ ایده های خود را بنویسیم و محتوایی که برای ارائه داریم را سازماندهی کنیم که هر مطلب را کجا بگویم و این سؤال را از خود پرسیم:

آیا با پاورپوینت، بهتر می توانم پیام صحبتم را منتقل کنم یا نه؟

در صورتی که جواب مثبت بود باز باید با قلم و کاغذ اسلاید های پاورپوینت را آماده کرد و بعد به سراغ نرم افزار پاورپوینت رفته و با جستجو در اینترنت عکس های مورد نظر را هم به اسلایدها اضافه کنیم.

نظر آلن کی در مورد پاورپوینت در سخنرانی

آلن کی از دانشمندان نامی علوم رایانه می گوید:

اگر ایده های خوبی داشته باشید، حتی بدون ماشین هم می توانید کارهای زیادی انجام دهید. وقتی آن ایده ها را در اختیار دارید، ماشین ها به خدمت شما در می آیند. اغلب این ایده ها را حتی با یک تکه چوب بر روی شن می توانید طرح کنید.

بنابراین با آماده کردن ایده ها و سازماندهی مطالب اسلایدها، برای پاورپوینت در سخنرانی  ماشین را در اختیار خود قرار دهید نه این که شما در اختیار ماشین قرار بگیرید.

پاورپوینت در سخنرانی و مانع در برقراری ارتباط

استفاده از پاورپوینت به شکلی که اکثر افراد استفاده می کنند یک مانع در برقراری ارتباط با مخاطبان است. حتما شما هم اسلایدهای شلوغی که پر از نوشته هست را دیده اید و سردرگم شده اید که به سخنران نگاه کنید یا به اسلایدها و  کدام نکته از اسلایدها را برای خود یادداشت کنید.

این تصویر یکی از ارائه های دانشجویی است که پر از متن های طولانی است:

اسلاید-دانشجونابراین اولین سوالی که از خود باید بپرسیم این است که آیا ارائه ی من نیازی به پاورپوینت دارد یا نه؟ اگر نیازبه پاورپوینت دارد آن گاه فقط مهمترین نکنه را روی اسلاید می آوریم.

به عنوان یک نکته مهم باید گفت که پاورپیونت باید حول صحبت شما باشد نه این که سخنرانی شما حول پاورپوینت باشد به عبارت دقیق تر:

مخاطبان نباید فکر کنند که شما به پاورپونت وابسته هستید!

بنابراین پاورپوینت تنها یک ابزار کمکی است و جالب است که برخی افراد روز قبل از سخنرانی خود در پی ساخت پاورپوینت سخنرانی خود هستند در حای که اصل موضوع که خود سخنران است را فراموش کرده اند.

استفاده از تصاویر وفیلم های کوتاه

تصاویر را به کمک خود بیاورید تصاویر می تواند توجه مخاطبین را هم جلب کند من به عنوان یک مدرس این موضوع را بارها تجربه کرده ام که وقتی که مطلبی را فقط توضح می دهم مخاطبینم خیلی کمتر از زمانی که همراه با تصاویر و فیلم توضح می دهم  یاد می گیرند.

درپاورپوینت امکان اضافه کردن فیلم های کوتاه هم وجود دارد، فیلم های کوتاه مرتبطی که در تاثیرگذاری سخنرانی ما می تواند بسیار نقش مثبت داشته باشد.

بنابراین اگر فیلم کوتاه، تاکید می کنم کوتاه و البته کاملاً مرتبط که می تواند در تقوبت توضیح شما موثر باشد، استفاده کنید.

در سخنرانی فیلم های شما بهتر است کمتر از ۳ دقیقه باشد.

در مورد تصاویر دست ما کمی باز تر است. چه خوب است که برای هر اسلاید یک تصویر انتخاب کنیم اما در انتخاب تصاویر خیلی دقت کنید چرا که این تصاویر باید نکات مورد نظر شما را به مخاطبینتان منتقل کند.

برای انتخاب تصاویر مناسب می تواندی خودتان با دوربین خود تصاویر مناسب و مدنظر خودتان را به دست آورید و در جاهایی که این امکان وجود ندارد می توانید از اینترنت و جستجوگر گوگل استفاده کنید. اگر از سرچ انگلیسی استفاده کنید تصاویر مناسب تری را می توانید به دست آورید اگر به زبان انگلیسی مسلط نیستید اصلاً نگران نباشید می توانید از گوگل ترنسلیت استفاده کنید و در کمتر از چند ثانیه  به نتیجه برسید.

به عنوان نکته مهمی در جستجوی تصاویر، یادآوری می شود که از تصاویر با کیفیت استفاده کنید در قسمت ابزار جستجوی تصاویر، تصاویر بزرگ را انتخاب کنید که در نتایج جستجو تصاویر به ترتبیب اندازه بالا بیاید همچنین توجه کنید که در اسلاید ها تصاویر تمام صفحه را بپوشاند وحاشیه ای هم خالی نگذارید و متن را هم که قرار است همراه با تصاویربیاورید در خود تصاویور اضافه کنی( مانند مثال زیر):

slide

 

هر اسلاید در سخنرانی فقط یک ایده و یک موضوع

شما اجازه دارید در هر اسلاید فقط یک ایده  و یک موضوع را مطرح کنید و گرنه مخاطبین شما سردرگم می شوند من معمولاً بنا به ماهیت کارم خیلی از سخنرانان را دیده ام که یک اسلاید را با چند موضوع همراه می کنند و جالب این که در یک اسلاید چند تصویر را همزمان می آورند و برای این که به خیال خودشان خود را حرفه ای نشان دهند  چند تصویر را با جلوه های پاورپوینت روی هم می اندازند در حالی این کار مخاطبین را آزار می دهد.

می تواندید متن ها را به شیوه های مناسب در جدول و نمودار خلاصه کنید که اثرگذاری بیشتری داشته باشد.

بزرگ نوشتن در سخنران تا جای ممکن

خیلی ها اعتقادشان بر این است که اندازه  متن را به حد کافی که قابل خواندن باشد بنویسند در حالی که این کار یک اشتباه بزرگ  است. بزرگی متن هم می تواند به این کمک کند که مخاطب سرسری از اسلاید نگذرد و به ارتباط گفته های ما و نوشته و تصاویر فکر کند.

از طرفی نباید فقط خودمان را در نظر داشته باشید بهتر است که حتما این مورد را خودمان عملاً تست کنیم که  مخاطبین ما در ردیف های پایانی، تصاویر را به راحتی می بینند یانه؟

می تواندید ترکیب متن و تصویر در هر اسلاید استفاده کنید

بهتر است که تصاویر صرف هم در هر اسلاید نیاوید حتی یک کلمه هم که شده به عنوان توضیح تصویر همراه تصویر قرار دهید امابرای توضیح تصاویر بیشراز پنج کلمه بهتر است  ننویسید.

وابسته نبودن به پاورپوینت

در ابتدا باید یادآور شد که پاورپوینت ها نیاید محور قرار بگیرند، بعنی سخنران بدون پاورپوینت نتواند کارش را انجام دهد چرا که  این احتمال کم نیست که در سخنرانی در نمایش پاورپوینت‌ها با مشکل روبه‌رو شویم. بنابراین پاورپوینت‌ها باید به‌عنوان یک ابزار کمکی باید به ما کمک کنند نه این‌که آن‌قدر به آن وابسته باشیم که نتوانیم بدون پاورپوینت سخنرانی خود را ادامه دهیم و درواقع پاورپوینت جای ما را بگیرند و ما در خدمت پاورپوینت قرار بگیریم.

پاورپوینت‌ها باید به‌عنوان یک ابزار کمکی باید به ما کمک کنند نه این‌که آن‌قدر به آن وابسته باشیم که نتوانیم بدون پاورپوینت سخنرانی خود را ادامه دهیم

پس در شرایطی که حق انتخاب داریم باید از حد بپرسیم که آیا با پاورپوینت می‌توانم مطالبم را بهتر اراده دهم یا نه؟ اگر جواب منفی بود به سراغ پاورپوینت نرویم.

در ترکیب رنگ‌ها خیلی دقت کنید

به‌طور مثال اگر از پس‌زمینه قرمز رنگ استفاده کنید و متن داخلی به رنگ نارنجی باشد مطلب شما به راحتی خوانده نمی شود از طرفی ترکیب رنگ‌های آزار دهنده  چشم مخاطبین را خسته می‌کند و توجه مخاطبین به حداقل خود می‌رساند.

مراقب اشتباهات کوچک خود باشید

سعی کنید تا جایی که این امکان برای شما هست و ضربه‌ای به اولویت‌های دیگرتان نمی‌زند وقت کافی برای تمام اجزای سخنرانی خود ازجمله نگارش متن و تهیه اسلایدها داشته باشید چون کوچک‌ترین اشتباهی مثل یک اشتباه تایپی همه ی محاسن شما را از دید یک  مخاطب نادیده می گیرد وازدید وی یک فرد ضعیف و غیرحرفه‌ای نشان داده می شوید.

به امکانات و ترفندهای نرم‌افزار پاورپوینت مسلط شوید

به‌طور مثال  من خیلی از سخنرانان را خصوصاً در ارائه‌های دانشجویی و جلسات اداری دیده‌ام که اسلایدهای خود را در حالت نمایش normal که حالت ویرایش اسلایدها است به مخاطبان خود نشان می‌دهند در این حالت معمولاً اسلایدهای قبل و بعد هم در سمت راست با چپ مشاهده می‌شود پس موقع نمایش یاد بگیرید که چگونه به حالت نمایش slide show آن را قرار دهید.

مورد دوم زمانی است که حالتی پیش می‌آید که شما خارج از اسلاید چند دقیقه صحبت کنید در این حالت بهتر است که اسلاید خصوصاً اگر موضوع دیگری باشد چیزی را نشان ندهد برای این کار می‌توانید از دکمه‌های w و B استفاده کنید. دکمه w را زمانی استفاده کنید که روشنایی سالن به حد کافی نیست و شما با فشردن دکمه w از روی اسلاید، یک صفحه خالی سفید را به نمایش می‌گذارید که در روشنایی سالن هم تاثیرگذار است. عکس این مورد زمانی است که سالن روشنایی زیادی دارد و شما با فشردن دکمه B یک صفحه سیاه رنگ را نمایش می دهید که باعث می شود چشم مخاطبین اذیت نشود.

ساده و تاثیرگذار

نرم افزار پاورپوینت امکانات زیادی دارد اما این امر دلیلی نمی شود که از همه امکانات آن استفاده کنید. به‌طور مثال اگر از هرنوشته و هر اسلاید بخواهید یک جلوه و افکت به ان بدهید نه تنها تاثیر مثبتی ندارد بلکه اسلاید های شما را خسته و کسل کننده نشان می دهد.

برای متفاوت بودن سعی کنید هر چیز زائد و غیر لازم را از اسلایدهای خود بردارید. و سعی کنید مواردی را انتخاب کنید که در عین سادگی منظور شما را به راحتی منتقل کند.

هر چیز زائد و غیر لازم را از اسلایدهای خود بردارید.

البته حواستان باشد که از آن سوی بام هم نیافتید یعنی این‌که دچار ساده سازی بیش از حد که مناسب سن مخاطبین نباشد هم نشوید.

سه روش طراحی اسلایدهای پاورپوینت

بنابراین سه روش معمول که در طراحی اسلاید ها استفاده می شود را باهم مرور می کنیم،

روش اول فقط از متن استفاده می کنیم، در روش دوم فقط از تصویر استفاده می کنیم و در روش سوم به صورت ترکیبی یعنی هم از متن و هم از تصویر استفاده می کنیم، البته ممکن است ما در طراحی اسلایدهای خود نیاز داشته باشیم که از هر سه روش استفاده کنیم.

در ادامه این سه روش طراحی اسلایدهای پاورپوینت را باهم مرور می کنیم.

روش اول: فقط از متن استفاده کنیم

اگر از این روش استفاده می کنیم، باید در اسلایدها، کلیات را قرار دهیم و توضیحات آن را خودمان به زبان ساده بیان کنیم. کلماتی که می نویسید باید به اندازه کافی بزرگ باشند و حداکثر کلماتی که به کار می برید بهتر است از ۵ ×۵ بیشتر نباشد یعنی ۵ سطر که هر سطر هم نهایتاً ۵ کلمه داشته باشد.

در این روش فقط باید کلیات را در اسلایدها بیاوریم.

نمونه یک اسلاید به روش فقط متن:

متن-خالیروش دوم: فقط از تصویر استفاده کنیم

ممکن است فقط نیاز باشد که از تصویر استفاده کنیم و خودمان توضیحات آن را بیان کنیم. در انتخاب تصویر باید خیلی دقت کنیم که مخاطبین با توضیحات ما کاملاً متوجه موضوع بشوند.

در این روش باید تصویر تمام صفحه را پوشانده باشد که لازمه آن این است که شما یک تصویر بزرگ و با کیفیت تهیه کنید.

در روش  فقط تصویر، باید تصویر تمام صفحه را پوشانده باشد

نمونه یک اسلاید به روش فقط تصویر:

فقط-تصویرروش سوم: ترکیب متن و تصویر

در این روش از هردو استفاده می کنیم، باید تصویر بزرگ باشد اما متن تا جای ممکن کم باشد. نمونه هایی استفاده مناسب از این روش را در زیر مشاهده می کنید.

در روش ترکیبی باید تصویر بزرگ و متن خیلی کم استفاده شود.

نمونه یک اسلاید به روش ترکیبی:

متن-و-تصویرپس  در تهیه اسلایدها به این نکات توجه کنید که کجا فقط از تصویر استفاده می کنید، کجا فقط از متن استفاده می کنید و کجا هم از متن استفاده می کنید و هم از تصویر استفاده می کنید با این سه روش طراحی اسلایدهای پاورپوینت می توانید پاورپوینت های مخاطب پسندی طراحی کنید.

 

مدیرسخن

در این وب سایت هدف ما رشد و تعالی فردی و شغلی شما است.

نوشته های مشابه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن